契約書管理を手間なく実現する
課題解決
契約書管理の必要性を理解しながらも、多くの企業では実現に至っていません。
手間なく契約書管理をするためのポイントをご紹介します。
なぜ契約書管理が必要なのか
理想的な契約書管理のポイント
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過去に締結した契約書も
データ化しクラウドで管理する- 全社の契約状況を正しく把握できるようになるため、ガバナンス強化につながる
- データ化し、クラウドで管理すれば、時間や場所を問わず、誰でも同じ契約書を確認できる
- 全文をデータ化すれば検索性が向上する
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契約トラブルにつながる
項目を管理する- 契約が有効か無効かや、契約終了日や自動更新の有無といった項目を管理することで、契約トラブルを防ぐことにつながる
- 自動更新される前に条件を見直して交渉したり、更新自体をやめるといった判断もできる
契約書管理が難しい2つの理由
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紙と電子の契約書が混在している
- 電子契約サービスの導入は進んでいるが、紙の契約書も根強く残っている
- 結果として、紙の契約書は紙のままキャビネットに、電子契約はサービス内に保管されており、一元管理が難しい
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一元管理に膨大な工数がかかる
- 紙の契約書をすべてPDF化し、電子で一元管理する方法もあるが、スキャンに手間がかかる
- タイトルや期日を台帳にまとめ、PDFのタイトルを変えたりフォルダを整理したりする必要もあり、工数が増大する
紙の契約書がなくならない理由
そもそもなぜ、すべての契約書を電子で取り交わすことが難しいのでしょうか。
調査を基に契約書を取り巻く現状をひもときます。
Q 紙の契約書を使う頻度を教えてください
調査が行われた2024年時点で、7割以上の企業が電子契約を導入していた一方、76.1%が「頻繁に紙を使う」と回答し、紙の契約書が多い実態が明らかになりました。
Q
電子契約を導入していても、
紙の契約書を使う理由を教えてください
「取引先から求められる」「取引先が電子契約を導入していない」など、外的要因によって電子契約の利用が進まない現状も分かっています。
契約書管理に社内リソースで対応することは困難で、コストも掛かります。
理想的な契約書管理を実現するには、システムの導入がカギとなります。
システムで理想の契約書管理を手間なく実現
Contract Oneは、あらゆる契約書を正確にデータ化し、
全社で契約情報を活用できるようにする、
これまでにないAI契約データベースです。
紙も電子も
あらゆる契約書を正確にデータ化
紙も電子も、過去に取り交わした契約書もこれから取り交わす契約書も、独自の技術により99％の精度でデータ化*し、データベースを構築します。全文もOCRによってデータ化されるため、任意のワードで検索できます。また、紙の契約書はスキャンを代行します。
手入力補正を行う9項目のうち8項目のデータ化精度契約の有効性を自動で判定し、
期日アラートも受け取れる
契約の有効性を自動で判定。全社の契約状況を一目で把握できる環境を作ります。解約期限が近づくと、自動でアラートメールを送信するため、契約期限を管理できます。また、基本契約と個別契約といった契約同士の親子関係も自動で判定し、ひも付けます。
Contract Oneは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）に電子帳簿保存法対応ソフトウェアとして認証されています。 JIIMA（=日本文書情報マネジメント協会）「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」取得済
Sansan株式会社は、情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格の認証を取得しています。